Cómo organizar una conferencia académica en simples pasos

Dentro del ámbito académico, especialmente para quienes escogieron estudiar carreras vinculadas con ciencias sociales, ciencias de la salud… es muy frecuente el asistir y preparar conferencias, bien sea como parte de alguna asignación  denominada organización de eventos o como asistente a la actividad porque es el complemento de alguna cátedra, por lo tanto, si te corresponde estar detrás de la producción de este tipo de programación aquí te dejamos una serie de pasos para su montaje y desarrollo exitoso:

Ante todo debes tomar en cuenta que una conferencia demanda una asistencia masiva por lo tanto en su organización no debe desestimarse ningún detalle. Otro punto a considerar es que una conferencia académica conlleva a la presentación oral de un tema específico a través de un especialista y tiene como propósito la transmisión de conocimientos  o datos de interés general, fomentando el diálogo o la sana discusión entre los asistentes.

organizar una conferencia académica

Pasos a seguir para su organización:

1. Elige el tema de la conferencia y el especialista pertinentes para desarrollarlo:

Toma en cuenta que sea un asunto novedoso, que tenga significatividad para una comunidad académica. El especialista deben estar a la altura del evento, ser competente en la explicación y discusión de ese tema, además de reunir experiencia en el área. Pide con  antelación su hoja de vida, verifica los datos que generen dudas tanto en su contenido como en su dicción.

2. Toma papel, lápiz o agenda:

En principio debes precisar los propósitos y objetivos que se persiguen con este evento, es decir, qué es lo que quieres alcanzar o cuáles son las metas a cumplir, este paso es muy importante porque define el norte a seguir y con base a esto se establecerán los demás pasos. Todas las conferencias académicas están concebidas bajo la misma naturaleza, pero cada una tiene su particularidad. Establece en papel cuáles son los rasgos que caracterizarán la tuya.

3. Presupuesto:

Establece la cantidad de dinero con la que se cuenta para realizar la actividad y compara si esta acorde a los objetivos planteados. Haz los cambios acorde al caso.

4. Los asistentes:

Toma en cuenta al grupo de receptores, cuáles su naturaleza, dominio del tema, habilidad para el fomento de la participación y por supuesto la cantidad.

5. Escoge un lugar:

La sede de la conferencia preferiblemente debe ser un recinto vinculado con la academia, lo suficientemente espacioso para recibir al número de asistentes previstos, con condiciones de salubridad, de seguridad, con servicios públicos óptimos, ventilado, iluminado, distante de ruidos, dotado de equipos audiovisuales, con mobiliario propicio, con amplio estacionamiento y próximo a baños públicos.

6. Mecanismos de difusión:

Establece los medios más idóneos para su publicidad y difusión con bastante anticipación y confirma a tiempo la asistencia de los participantes.

7. Acuerda con el especialista el modo de abordaje del tema y sus demandas para poder explicarlo.

8. El moderador:

Recuerda seleccionar a un sujeto con condiciones y conocimientos de la dinámica para que modere el evento, será quien presente a los especialistas, dirija la sesión de preguntas y haga el cierre.

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